Τι πραγματικά ρωτάνε
Δεν ρωτάνε μόνο αν είσαι οργανωτικός. Ρωτάνε αν μπορείς να ξεχωρίσεις τι έχει πραγματικό αντίκτυπο, αν ξέρεις πότε να ζητήσεις κατεύθυνση και αν αντιλαμβάνεσαι ότι ο χρόνος είναι περιορισμένος πόρος.
Με άλλα λόγια, θέλουν να δουν αν έχεις κρίση. Οι περισσότερες ομάδες έχουν περισσότερη δουλειά από όση προλαβαίνουν να κάνουν. Όποιος δεν έχει σύστημα, αφήνει τα κρίσιμα στην τύχη.
Δομή απάντησης
Η καλύτερη απάντηση έχει δύο μέρη.
Πρώτο μέρος: η αρχή που ακολουθείς. Τι σε βοηθά να αποφασίζεις αν κάτι μπαίνει πρώτο, δεύτερο ή καθόλου.
Δεύτερο μέρος: ένα συγκεκριμένο παράδειγμα. Μια πρόσφατη εβδομάδα ή μια κατάσταση όπου έπρεπε να επιλέξεις ανάμεσα σε ανταγωνιστικές προτεραιότητες.
Αν δώσεις μόνο θεωρία, ακούγεσαι αφηρημένος. Αν δώσεις μόνο ιστορία, ακούγεσαι τυχαίος. Θέλεις και τα δύο.
Αρχές που ακούγονται ώριμες
Αντίκτυπος και προθεσμία. Ξεκινάς από ό,τι επηρεάζει περισσότερο αποτέλεσμα, πελάτη, ομάδα ή έσοδο και συνδυάζεις αυτό το κριτήριο με το πόσο γρήγορα πρέπει να λυθεί.
Ό,τι μπλοκάρει άλλους ανεβαίνει. Αν η καθυστέρησή σου κρατά ακίνητη μια ολόκληρη ομάδα, αυτό συνήθως πηγαίνει πιο ψηλά από μια αμιγώς ατομική δουλειά.
Εβδομαδιαίος σχεδιασμός, καθημερινή προσαρμογή. Ξεκινάς τη βδομάδα με λίγες βασικές προτεραιότητες και μετά αναπροσαρμόζεις όταν μπαίνουν νέα δεδομένα.
Ευθυγράμμιση με τον προϊστάμενο όταν χρειάζεται. Η σωστή προτεραιοποίηση δεν είναι πάντα ατομική άσκηση. Αν δύο πράγματα μοιάζουν εξίσου κρίσιμα, ζητάς κατεύθυνση νωρίς.
Παράδειγμα απάντησης
«Όταν έχω πολλές ανοιχτές δουλειές, κοιτάζω δύο πράγματα: ποιο έχει τον μεγαλύτερο αντίκτυπο και ποιο δημιουργεί πραγματικό πρόβλημα αν μετακινηθεί χρονικά. Έτσι αποφεύγω να κυνηγάω απλώς το πιο θορυβώδες αίτημα.»
«Στην αρχή κάθε εβδομάδας ξεχωρίζω 2-3 βασικές προτεραιότητες. Μετά, κάθε πρωί τις ξανακοιτάζω με βάση ό,τι νέο έχει προκύψει. Αν μπει κάτι επείγον, δεν το βάζω απλώς από πάνω. Αποφασίζω τι μετακινείται και το επικοινωνώ.»
«Πρόσφατα είχα να παραδώσω μια τριμηνιαία αναφορά και ταυτόχρονα ήρθε ένα επείγον αίτημα από τον CEO για ανάλυση μέσα σε δύο ημέρες. Έκρινα ότι το δεύτερο έπρεπε να προηγηθεί, γιατί η διοίκηση το χρειαζόταν άμεσα, ενώ η αναφορά είχε μεγαλύτερο περιθώριο. Ενημέρωσα νωρίς τον προϊστάμενό μου, συμφωνήσαμε στη σειρά και έτσι δεν δημιουργήθηκε έκπληξη σε κανέναν.»
Όταν όλα μοιάζουν επείγοντα
Εδώ φαίνεται η ωριμότητα. Το ζητούμενο δεν είναι να κάνεις τα πάντα ταυτόχρονα, αλλά να διαχειριστείς το trade-off με καθαρό τρόπο.
Μίλα νωρίς. Αν βλέπεις ότι τρία αιτήματα δεν χωρούν στον ίδιο χρόνο, το λες πριν χαθεί η προθεσμία.
Φέρε επιλογές. Μην λες μόνο «δεν προλαβαίνω». Πες «μπορώ να κάνω Α και Β μέχρι τότε, αλλά το Γ θα πάει μετά. Αν θέλετε το Γ πρώτο, θα μετακινηθεί το Β».
Μην τα κάνεις όλα μέτρια. Οι εταιρείες προτιμούν μια καθαρή, τεκμηριωμένη ιεράρχηση από μια σειρά μισοτελειωμένων δουλειών.
Εργαλεία που μπορείς να αναφέρεις
Αν σε ρωτήσουν με τι οργανώνεσαι, κράτα το απλό και αληθινό.
• Προσωπική λίστα εργασιών: σε εφαρμογή ή σε σημειώσεις, αρκεί να τη χρησιμοποιείς συστηματικά.
• Ημερολόγιο και time blocking: χρήσιμο όταν η δουλειά απαιτεί βαθιά συγκέντρωση.
• Εργαλεία ομάδας: Asana, Jira, Trello ή ό,τι χρησιμοποιεί το περιβάλλον σου.
Μην αναφέρεις ονόματα εργαλείων μόνο και μόνο για να ακουστείς οργανωμένος. Αν ακολουθήσει δεύτερη ερώτηση, θα φανεί αμέσως αν τα χρησιμοποιείς στ' αλήθεια.
Απαντήσεις που χάνουν
«Κάνω ό,τι μου ζητήσει πρώτα ο προϊστάμενος.» Ακούγεται παθητικό και δείχνει έλλειψη κρίσης.
«Είμαι πολύ οργανωμένος.» Δεν αρκεί ως ισχυρισμός. Θέλουν να ακούσουν πώς φαίνεται αυτό στην πράξη.
«Δουλεύω καλά υπό πίεση.» Αυτό μιλά για αντοχή, όχι για προτεραιοποίηση.
Υπερβολικά περίπλοκο σύστημα. Αν χρειάζεσαι πέντε λεπτά για να το εξηγήσεις, μάλλον δεν το εφαρμόζεις πραγματικά.
Συμπληρωματικές ερωτήσεις
«Τι κάνεις όταν αλλάζουν οι προτεραιότητες τελευταία στιγμή;» Δείξε ευελιξία, όχι εκνευρισμό.
«Έχεις διαφωνήσει ποτέ με την ιεράρχηση που σου δόθηκε;» Καλή απάντηση είναι ότι εκφράζεις τεκμηριωμένη άποψη, αλλά ευθυγραμμίζεσαι όταν παρθεί απόφαση.
«Πώς ξεχωρίζεις τι είναι πραγματικά επείγον;» Μπορείς να πεις ότι εξετάζεις αντίκτυπο, προθεσμία, εξάρτηση άλλων και κόστος καθυστέρησης.